今日の気づきは「IT化よりも心理的安全性が必要な理由！」です。
今日は以下の記事からの気づきです。
「官僚泣かせ」国会答弁書 文科省がクラウドで効率化：日本経済新聞
本記事を要約すると、文部科学省はクラウドを活用して国会答弁書の作成業務などを効率化した、と報じています。
答弁書作成は、従来は取りまとめ担当者が各担当者へメールでファイル送信し、各担当者が作成し終えたら取りまとめ担当者へメールで送り返して統合していました。
それを共同作業が容易なクラウド型の「Microsoft 365 E5」に切り替えたことで、無駄なメールのやり取りや進捗の遅れている他の職員の担当部分を手伝いやすくなり、効率化したと言います。
また、「匿名Slack」で気兼ねなく質問できるようにしたり、ファイルサーバーを「Box Enterprise」に移行することでファイルの保存容量を気にしなくて良くなったそうです。
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本記事で私が気づいたことは、3つあります。
①無駄な業務自体を無くす道を考えなくてはならない
日本の国会での答弁は、国会での決定事項を吟味するうえで必要なものであることは分かります。
実際過去には答弁から不正や公費私的利用が発覚したこともあるらしいです。
しかし、仕事している感を出すために大量に質問をしているだけなことも多々あり、想定問答を準備しても実際にその質問がされない場合は大半の作成時間が徒労に終わりします（友人の官僚談）。
よってそんな無駄な業務の効率化ではなく、無駄な業務自体を無くす道を先に考えなくてはならないと気づきました。
問題点は2つで、無駄に大量の被っている質問があること、想定問答を準備してもその質問が来なくて無駄になることです。
そこで私は、まず国会答弁書作成をAIで自動化させるという改革で前者の問題点、出てきた質問にだけ答弁書を作成するという改革で後者の問題点をクリアしてはどうかと思いました。
AIについては官僚を経てAIベンチャー立ち上げた人とかが作ってくれないかな、とか勝手に想像してます（←お前が作れや笑）。
後者の改革については、提案すると頭の固いお偉いさんから批判が来て、自分の出世に響くから誰もやらなそうですけどね。
②匿名slackは誰か分かる場合が懸念
匿名slackは気兼ねなく質問できるという点で、非常に良い取り組みだと思いました。
ただ1つ懸念点があり、誰が質問したか内容を見れば分かる場合は依然として質問しにくいままかなと気づきました。
よって、心理的安全性の高い雰囲気作りも同時に進め、質問しやすくした方が良い気もしました。
③IT化よりも心理的安全性が必要
2つの気づきを通じて、IT化よりも心理的安全性が必要だと気づきました。
①のIT化はまるで自分で穴を掘って自分で埋めるという無駄な仕事を、ブルドーザーを導入して効率化したのと同じです。
しかし心理的安全性が高いと、上述した改革が進められて、穴自体掘らなくて済むようになるのです。
②もIT化で質問しやすくはなりましたが、心理的安全性が高ければ、もっと質問しやすくなるのです。
今後ぜひ霞が関の心理的安全性が高まって欲しいなと思います。
以上、今日の気づきは「IT化よりも心理的安全性が必要な理由！」でした。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます！
